Вакансия на должность ассистента исполнительного бюро

Общественный фонд «Казахстанское объединение немцев «Возрождение» объявляет об открытии вакансии на должность ассистента исполнительного бюро. Требуемый опыт работы: от 1 до 3 лет.

Обязанности:

•    Осуществляет организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя.
•    Обеспечение бесперебойной работы процесса документооборота: входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов,
•    Принимает телефонные звонки, организует проведение телефонных переговоров руководителя. Фиксирует и передает служебную информацию руководителю.
•    По поручению руководителя составляет и переводит письма, запросы, другие документы.
•    Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
•    Осуществляет контроль исполнения работниками Фонда изданных приказов и распоряжений, контролирует сроки выполнения указаний и поручений руководителя по итогам рабочих встреч и планерок.
•    Обеспечивает жизнедеятельность офиса (заказ канцтоваров, визиток, фирменных бланков, мебели, расходных материалов и т.п.; взаимодействие со службами арендодателя по хозяйственным вопросам; заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц).
•    Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
•    Организует меры по укреплению исполнительной дисциплины.
•    Ведет архив документации Фонда, обеспечивает его сохранность и перевод в электронный вид.
•    Организует командировки сотрудников в соответствии с приказом, заявкой и заданием на командировку, подписанной руководителем: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
•    Составляет, обновляет контактные данные партнеров (картотека).
•    Оформляет доверенности на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей
•    Организует рассылки в регионы.
•    Взаимодействует с учредителями Фонда.
•    Координирует работу водителя и тех персонала.
•    Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Требования:

•    знание немецкого языка (мин. B2, письменные и устные переводы);
•    знание английского (мин. Intermediate);
•    опыт работы персональным ассистентом, бизнес ассистентом, личным помощником в международных компаниях;
•    опыт работы с большим объемом информации в режиме многозадачности;
•    знание основ и стандартов делопроизводства;
•    высшее образование
•    уверенный пользователь ПК, отличные знания MS Word, Excel, Power Point и знание почтовых клиентов;
•    опыт организации встреч, совещаний;
•    опыт и знание основ ведения протоколов;
•    грамотная устная и письменная речь,
•    бесконфликтность, ответственность, стрессоустойчивость, умение работать в условиях многозадачности.

Условия:

•    оформление согласно ТК РК;
•    график - 5/2 (выходные: суббота и воскресенье);
•    резюме принимаются до 31 марта 2018 г.

Резюме присылать до 31.03.18 г. на электронный адрес: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Контактная информация
Риммер Анастасия Владимировна
+7 (7172) 429395
+7 (701) 3677138
Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Астана, проспект Мангилик Ел, 52, блокВ1